ความสำคัญของงานสารบรรณ

ความสำคัญของงานสารบรรณ

31งานสารบรรณเป็นงานเกี่ยวกับหนังสือ นับตั้งแต่คิด ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์ จดจำ ทำสำเนา รับ ส่ง บันทึก ย่อเรื่อง เสนอสั่งการ โต้ตอบ จัดเก็บ ค้นหา ทำลาย

ความสำคัญของงานสารบรรณ

  1. เป็นเอกสารราชการ บันทึกงาน หลักฐานราชการอื่นๆ ของหน่วยงาน
  2. เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการอ้างอิง
  3. เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการบริหารราชการ
  4. เป็นหลักฐานราชการมีคุณค่า
  5. เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการติดต่อสื่อสาร

ชนิดของหนังสือราชการ หนังสือราชการมี 6 ประเภท ได้แก่

  1. หนังสือภายนอก
  2. หนังสือภายใน
  3. หนังสือประทับตรา

4.หนังสือราชการ

5.หนังสือประชาสัมพันธ์

6.หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้ในราชการ

          การรับหนังสือ

  1. จัดเรียงลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนก่อน
  2. ประทับตราหนังสือ โดยตรารับมี ขนาด 2.5 * 5 ซ.ม. มีรายการดังนี้

– เลขที่รับ

– วัน เดือน ปี ที่รับหนังสือ

– เวลา ให้ลงเวลาที่รับหนังสือ

         การส่งหนังสือ

  1. เจ้าหน้าที่ตรวจความเรียบร้อย
  2. เจ้าหน้าที่สารบรรณกลางรับเรื่องและดำเนินการ
  3. ลงทะเบียนรับส่งหนังสือ
  4. ลงวันเดือนปีรับส่งหนังสือ

        การเก็บหนังสือ

  1. การเก็บหนังสือราชการแบ่งออกเป็น เก็บระหว่างปฏิบัติ เก็บเมือปฏิบัติเสร็จแล้ว และเก็บเพื่อรอการตรวจสอบ
  2. การเก็บหนังสือเมื่อปฏิบัติเสร็จสิ้นแล้ว แยกเป็น 2 ลักษณะ ได้แก่การเก็บระหว่างปีและการจัดเก็บเมื่อสิ้นปี
  3. การเก็บระหว่างปี คือ การเก็บหนังสือราชการที่ปฏิบัติสำเร็จสิ้นแล้ว และยังอยู่ระหว่างปีปฏิทินทั้งนี้เพื่อให้เกิดความสะดวกและคล่องตัวในการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่สามารถค้นหาเรื่องเดิมได้อย่างง่าย และรวดเร็ว ตลอดจนสะดวกในการควบคุม ติดตามงานของหัวหน้าหน่วยงาน
  4. การจัดเก็บหนังสือระหว่างปี ให้เจ้าหน้าที่ผู้เป็นเจ้าของเรื่องนั้นๆ เป็นผู้จัดเก็บโดยแยก เข้าแฟ้มตามรหัส หมวดหมู่หนังสือ กลุ่มเรื่องและกลุ่มย่อย

อายุการเก็บหนังสือ โดยปกติให้เก็บไว้ 10 ปี ยกเว้นกรณีดังนี้

  1. หนังสือที่ต้องสงวนไว้เป็นความลับ ให้ปฏิบัติตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ หรือระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ
  2. หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี สำนวนของศาล พนักงานสอบสวน เก็บตามกฎหมายระเบียบแบบแผนนั้นๆ
  3. หนังสือที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ ต่อการศึกษาค้นคว้า วินัย ให้เก็บตลอดไปหรือตามที่หอจดหมายเหตุแห่งชาติกำหนด
  4. หนังสือที่ปฏิบัติเสร็จสิ้นแล้ว และเป็นคู่สำเนาที่มีต้นเรื่องจะค้นได้จากที่อื่น เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี
  5. หนังสือไม่สำคัญเป็นเรื่องธรรมดาสามัญ เกิดขึ้นเป็นประจำและดำเนินการเสร็จแล้วเก็บไว้ไม่น้อยกว่า 1 ปี
  6. หนังสือเกี่ยวกับการเงิน เมื่อสำนักงานตรวจเงินแผ่นดินตรวจแล้ว ไม่มีความจำเป็นต้อง ใช้ประกอบการตรวจสอบอีก หรือเพื่อการใดๆ ให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี หรือซึ่งหากเห็นว่าไม่มีความต้องเก็บ 10 ปี หรือ 5 ปี ให้ทำความตกลงกับกระทรวงการคลัง

ใส่ความเห็น

อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น ช่องที่ต้องการถูกทำเครื่องหมาย *